采购介绍及条款

在卡梅伦大学，商品和服务的采购是通过各个部门发起的采购请求来完成的，这些部门利用连接到Banner软件系统的计算机终端。Banner系统允许简单的输入和准确的购买请求后，一个简短的培训计划。

采购代理是业务办公室的一部分，负责处理计算机生成的采购请求，并将其作为采购订单返回给各个部门，以便分发给各自的供应商。在收到采购订单后，供应商将所要求的货物运送到部门或提供必要的服务。

在提供货物或服务后，供应商将发票邮寄给商务办公室以接收付款。在收到来自供应商的发票后，商务办公室将其转发给各自的部门批准付款。当业务办公室从各部门收到正确授权的发票时，从国家（E&G帐户）订购付款。辅助账户在本地支付。这就完成了采购周期。

定义

与采购过程相关的常用术语列表

向学校申请购买许可；由电脑通过Banner系统传送到商务办公室。

类似于完成订单从邮购目录中购买东西；申请信息通过商务办公室的Banner系统进行计算机处理，并返回部门。

帐单的另一个名称；由供应商发送给业务办公室，业务办公室再将其发送给授权接收货物或服务的部门。部门将批准的发票退还给商务办公室付款。

帐户代码是插入在“7”和“0”之间的四个数字，由采购请求者分配给申请单，以指定或定义正在购买的东西。它是一种代码，允许国家财政办公室和审计员按类别监视正在购买的物品，例如办公用品、教育用品和计算机设备。

组织编号是五位数或六位数。每个部门都有自己的组织编号。有教育及一般（E&G）机构编号、辅助（AUX）机构编号、扶轮社机构编号和基金会机构编号。部门主管可以解释分配给他/她的部门的组织编号。

业务和财务总监有权批准请求批准每个部门采购请求的人员。一般来说，部门审批人是副校长、系主任、主任和/或院长。

超过$10,000.00但低于$100,000的采购需要“报价请求”。适用特定规则；在提出要求前与采购代理核实。

超过10万美元的采购需要“投标请求”。超过10万美元的“公共改善”采购也需要。适用特定规则；在提出要求前与采购代理核实。

“唯一来源”的购买是罕见的，但可以处理与适当授权的宣誓书。有时需要的物品只能从一个供应商处获得，因此请求报价或投标是没有价值的。欲知详情，你可与采购代理联络。请记住，独家采购必须妥善处理！

有一些项目可以从俄克拉荷马州管理和企业服务办公室的合同中购买。采购代理有这些合同的副本，可以协助采购需求。